PROTECCION DE DATOS PERSONALES

La marca EPA COLOMBIA®, a través de la presente información, publica la política de tratamiento de datos personales dispuesta de forma general para sus consumidores, proveedores, interesados y en general los stakeholders de la compañía, la cual se establece de conformidad con los parámetros previstos en la Ley 1581 del 2012, relativa al reconocimiento y protección de los datos personales.

Dicho lo anterior, se deja constancia que la presente se establece de conformidad

a la Ley 1581 del 2012 relativa a habeas data y en conjunto con la ley 2300 del 2023, cuyo ámbito de aplicación se hace extensivo para las partes interesadas.

En tal sentido, a continuación de conformidad a los apartados normativos señalados se hace referencia de las definiciones contenidas en la Ley 1581 del 2012, artículo tercero (3°):

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
4. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
5. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
6. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
7. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Así las cosas, habiendo efectuado la descripción de las definiciones generales traídas por la norma, se menciona en la presente política de tratamiento de datos que la misma se adecua bajo los principios de legalidad en materia de tratamiento, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.

En todo caso, con el propósito de llevar a cabo la adquisición de productos, participar en ofertas comerciales, recibir notificaciones, remitir envíos y en general

participar en los ejercicios comerciales de la compañía, la marca EPA COLOMBIA® a través de las sociedades que operan la misma requerirá que se le proporcione de manera voluntaria información contentiva de datos personales como nombres, tipo y número de documentos, dirección de domicilio o residencia, información de localización, fechas de nacimiento, números de tarjetas de crédito o débito y en general datos personales o financieros del extremo revelador que serán necesarios para los procesos de compra o promocionales, los cuales podrán ser recaudados a través del chat Center vía WhatsApp, la página web corporativa, e-mails propios de las sociedades o en los establecimientos de comercio.

De forma general, se hace saber que la marca EPA COLOMBIA®, con el propósito de propender por los criterios de seguridad de los datos recolectados en el marco de los procesos comerciales, ha implementado procedimientos generales al interior de su compañía frente a las personas quienes se hallan encargadas del tratamiento de los datos entregados voluntariamente, mismas que se encuentran supervisadas por el Departamento Comercial a efectos de garantizar la idoneidad en  el marco del tratamiento de los datos, dejando constancia corporativa que los mismos se reputan como sensibles, confidenciales y su divulgación parcial o total frente a terceros completamente ajenos a la compañía se encuentra restringida.

Así mismo, la marca EPA COLOMBIA® al recolectar la información la almacenará en ficheros privados cuyo acceso se encuentra reservado y solamente tendrá acceso a la misma el Departamento Comercial y sus empleados delegados, así como de forma eventual las otras dependencias previa autorización del Departamento en mención, el cual entre otras cosas se encarga de archivar conforme los parámetros legales los datos recolectados.

En todo caso, frente al tratamiento de los datos personales, es menester señalar

que la información obtenida es usada por la marca EPA COLOMBIA® de conformidad a los propósitos corporativos, siendo la misma recolectada, intercambiada, almacenada, reproducida, compilada, de acuerdo a la norma legal vigente y con los propósitos comerciales de la propia marca, habida cuenta que el

usuario y titular de los datos, autoriza recibir información, promociones, concursos,

novedades, llamadas, mensajes de texto, chats y en general cualquier tipo de comunicación de parte del extremo recolector.

La marca EPA COLOMBIA®, también hace saber a los titulares de la información que, el sitio web, chat center, establecimientos de comercio y en general cualquier espacio físico y virtual que la misma posea, no se entienden dirigidos a menores de edad, motivo por el cual se presume que la información recolectada en todo caso será de mayores de edad, quedando restringido el registro y tratamiento de datos personales de menores de edad, quienes en todo caso deberán estar supervisados por un adulto responsable de los mismos.

Ahora bien, pese a que la información recolectada se reputa como privada y deberá ser tratada de conformidad a la Ley 1581 del 2012, en todo caso frente a requerimientos de tipo judiciales o administrativos por autoridades competentes, esta será suministrada aun sin la necesidad de poner en conocimiento este hecho

al titular de la información.

De forma específica, además de las finalidades expresadas en las normas vigentes sobre tratamiento de datos personales, la finalidad de la recolección y el tratamiento de los datos personales, también es extensiva con propósitos de fidelización de clientes, evaluar los hábitos de compra de los usuarios, efectuar estudios de mercado, medir la experiencia de compra o servicios prestados por la compañía, llevar a cabo atención postventa, realizar procesos de activación de marca, lanzamientos de productos, evaluación de negocios, codificación de tendencias de mercado, ejecución de análisis de calidad, entregar información a maquiladores frente a los criterios de calidad, seguridad e idoneidad de los productos, efectuar evaluaciones financieras o de mercado, ejecutar análisis de recompra de los consumidores, llevar a cabo comunicaciones, ejecutar acciones publicitarias, consolidar planes de comunicaciones y publicidad física o digital, promocionar a través de mensajes de texto, emails, chats, llamadas y demás medios los productos o servicios ofertados, las sedes o en general cualquier línea de negocio adscrita a la compañía, así como ejecutar de forma propia o a través de terceros consolidados estadísticos.

Así las cosas, se deja constancia de los derechos y condiciones de legalidad para el tratamiento de datos conforme la Ley 1581 del 2012, la cual en su artículo 8° indica que,

el Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
3. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
4. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
5. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de

Tratamiento. Así mismo, se hace constar que conforme el mismo texto legal, en su artículo diecisiete (17) y dieciocho (18) son deberes del responsable de los datos obtenidos por la vía comercial, 

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
8. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
9. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
10. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
11. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
13. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
14. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, la compañía como encargada de del Tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
4. d) Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
6. g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley;
7. h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
8. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
9. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
10. k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
11. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En todo caso, frente a los datos personales, las solicitudes de rectificación, actualización o supresión de los mismos podrán ejecutarse vía correo electrónico a la dirección direccioncomercial@epacolombia.com.co quien actuará de conformidad a la solicitud y al tenor de la Ley regulatoria, indicando que los datos serán rectificados, actualizados o eliminados de forma inmediata y la respuesta sobre tal determinación se dará de conformidad a los términos señalados en la Ley 1755 del 2015.

De forma paralela, de conformidad a la Ley 2300 del 2023, el Departamento Comercial, así como las demás dependencias de la compañía reciben autorización

del revelador de los datos personales para ser contactados a través de mensajes de texto breves, aplicativos de mensajería instantánea, correos electrónicos,  llamadas telefónicas y/o cualquier otro canal de comunicación que las compañías que administran la marca EPA COLOMBIA® disponga con el propósito de adelantar gestiones comerciales y según elija el consumidor de forma expresa, en todo caso, de no elegir ninguna particularmente, el departamento comercial de la marca EPA COLOMBIA® podrá optar por elegir cualquiera bajo su consideración corporativa, dejando expresa relación que el consumidor podrá elegir expresamente cual es el medio de su preferencia así como los horarios para su contacto.

En todo caso, la compañía se sujetará a los parámetros previstos en la Ley 2300 del 2023, indicando que los titulares de los datos han sido debidamente informados al respecto.

En lo relativo a la política de SAGRILAFT y PTEE, el titular de los datos personales autoriza expresamente e irrevocablemente a las sociedades operadoras de la marca EPA COLOMBIA®, a consultar información del titular que obre en las bases de datos de información del comportamiento financiero y crediticio así como centrales de riesgo que existan en el país o softwares que permitan conocer al cliente o titular de la información a efectos de corroborar que el mismo no se encuentra identificado en la Lista de Nacionales Especialmente Designados y Personas Bloqueadas (Specially Designated Nationals and Blocked Persons List) expedida  por la Oficina de Control de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los  Estados Unidos de América (“OFAC”) y/o en cualquier lista similar expedida por la  OFAC, la Fiscalía General de la Nación, la UIAF y/o cualquier otro organismo investigativo o regulatorio, y (ii) que tampoco se halle in curso de procesos judiciales al interior del país por la comisión de delitos dolosos o de ser sujeto de investigaciones de carácter penal, administrativo o tributario,  haber sido sujeto de sanciones económicas o estar involucrado en cualquier otra prohibición establecida por la ley Colombiana, de los Estados Unidos de América o de cualquier otra jurisdicción nacional o internacional. 

Dicho lo anterior, cuando el titular de la información acepta la política de tratamiento de datos personales antes enunciada, de forma general acepta las condiciones y generalidades propuestas por la marca EPA COLOMBIA® indicando además que la aceptación a través de medios físicos o virtuales hacen presumir que el titular conoce el presente texto y lo acepta de forma íntegra.